Коротко
Что значит «подтверждённый расход»
Налоговый учёт принимает расход на проживание, когда выполнены два условия: он связан с деятельностью компании (командировка по приказу) и подтверждён документами на ваше юрлицо. Чек из приложения или перевод на карту частнику этим условиям не отвечают.
Снимают расход, когда жильё снято у частника без договора, документы оформлены на сотрудника-физлицо или в пакете нет связки «приказ → проживание → оплата». Восстановить такой расход после проверки почти невозможно.
Минимальный пакет документов
Приказ о командировке
Основание поездки: кто, куда, на какой срок и с какой целью.
Договор на размещение
Договор оказания услуг с исполнителем — на ваше юрлицо, с безналичной оплатой по счёту.
Заявка-ваучер и УПД
Заявка-ваучер фиксирует заезд, УПД закрывает услугу и НДС. УПД заменяет акт и счёт-фактуру одним бланком.
НДС: когда идёт к вычету
НДС с проживания можно принять к вычету, если вы плательщик НДС, услуга оформлена на юрлицо, а налог выделен в УПД (или счёте-фактуре) отдельной строкой. По чеку физлица или без выделенного НДС вычета не будет.